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杨冬权:怎样引领档案工作新常态

发布日期:2015-11-17访问次数: 信息来源:县档案局字号:[ ]

以中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》发布为标志,我国档案工作已进入一个与以往有很多不同、当前已不可逆转、今后还将较稳定持续一个时期的档案工作新常态。目前和今后最为重要的是:我们必须不断地正确引领这一新常态。

怎样引领档案工作新常态呢?引领新常态须有新思维。各级档案工作者,应逐渐具有以下几种新的思维、新的意识。

第一,要有战略思维,勇于并善于开辟档案工作的战略新疆域。

要放开眼界,经常地、不断地关注与档案工作有关的新的各个方面。

一要关注新的档案形成者,将其纳入监督、指导、服务范围。随着经济社会发展的不断深入和深化,新的档案形成者即新的形成档案的单位和个人层出不穷,如新的机关、企业、社团、家庭、个人不断产生。对这些新的档案形成者,需要建立档案的,要及时指导其建立档案;需要提供各方面支持或服务的,要及时提供支持或服务;需要纳入法律监督范围的,还要纳入并开展监督。

二要关注新的专业档案,将其纳入管理范围。近两年召开的党的十八届三中和四中全会,都提出要建立各种新的“记录”,这些“记录”,实即档案。今后,各种前所未有的新的“记录”,即各种新的专业档案还会不断产生,我们必须经常关注,及时把它们纳入归档、接收和管理范围,并同有关部门共同制定管理办法,对这些新的专业档案的归档、接收、管理等加以规范。

三要关注新的档案载体,将其纳入管理范围。随着信息技术的日新月异,各种新的档案载体不断出现,如电子档案、音频档案、视频档案、三维图纸等目前已经出现的新的档案载体,还有各种今后还将会不断出现的更新的档案载体,我们都应该随时关注它们,一旦出现,只要内容应该归档,就及时管理它们、规范它们。过去已有的档案载体,我们已有制度和办法加以有效管理了,不会缺失;但对新的档案载体,我们往往还没有意识到其存在,更没有相关的制度、办法去管理,因而容易忽视、容易成为管理盲区,所以更要加以注意,否则就会导致新载体档案散失。

四要关注新的档案利用人群,开辟新的档案利用领域。这些年,新的档案利用人群不断形成,但是我们关注得还不够。

比如:省以下各级行政服务中心(或市民服务中心)的服务对象,实际上主要也是档案利用人群。2014年,我先后考察过福建厦门市行政服务中心和广东中山市一些乡镇、村或社区的服务中心,发现他们的服务内容主要有两项,一是“利用旧档案”,二是“形成新档案”。因为来服务中心的人,大多是来办各种证明或证件、获取各种凭据的,工作人员一般要调用过去的档案即老的“底子”,为他们出具各种新的证明、证件等凭据,从而又形成新的“底子”。服务的过程和内容,基本就是这样利用旧档案,形成新档案。所以,我初步判断:各级行政服务中心为服务对象办证的过程,就是利用档案的过程;各级行政服务中心的服务对象,也是档案利用的人群。过去,还没有人做出过上述这一判断,还没有人注意到来各级行政服务中心的人是档案利用人群,更没有把这些人群纳入档案利用的统计范围。据了解,这一人群为数很大,全国每年总计应该超过1亿人次。因为仅厦门市行政服务中心这一个单位,每天接待就达1万人次左右。这是一个很大的数量,至少将超过目前当地已纳入本级档案利用统计范围的档案馆和档案室利用档案、资料及政府公开信息人次之总和。对于这一新近兴起的巨大档案利用人群,我们理应迅速予以关注,研究他们利用档案的内容、特点、趋势、存在问题等,以求改进服务,并调整改进我们今后档案的归档、收集范围;同时也要研究并及时设立相应的统计指标或统计项目,把他们纳入档案利用的统计范围。因为目前还完全没有纳入。

再比如,网络的利用人群、电视的利用人群,数量更是巨大。近几年国家档案局发布的档案专题网络视频、拍摄的档案文献电视片,每部的观众总人次都数以亿计。目前,我国每年通过网络或电视等新型大众传媒接受档案利用的人次,肯定要大大超过到各级档案馆和档案室利用档案的人次。对这些潜力巨大的档案利用人群,我们至今还缺少研究,同时也没有纳入档案利用的统计范围。今后,我们也应该关注这些人对档案利用的反应,研究他们对档案内容的喜好、对档案利用方式的喜好等,以便今后针对他们的喜好去开发档案;同时也应该尽快研究并设立相应的统计指标或统计项目,把他们纳入档案利用的统计范围。

特别要指出的是:把各级行政服务中心的服务对象、把通过网络和电视利用档案的人群,纳入档案利用的统计范围,是一件对档案工作意义重大的事。因为纳入以后,每年全国档案的利用人次、件次、利用率、利用效益等都将大大增加,从而更加实际、更加准确、更加客观地反映出我国档案的利用价值、档案工作的作用与地位、档案工作对经济社会发展的贡献等,大大增加档案的利用价值和利用效益,提高档案工作对经济社会发展的贡献率,增强档案工作者的信心和工作动力,加大领导和社会对档案工作的重视支持,从而改善档案事业发展的社会环境。

又比如:随着党和政府各项新的政策法规的实施,今后每年都会不断有一些新的人群,需要利用某方面的专业档案。这就像过去国家对新中国成立后水库移民后期扶持政策出台,导致大批水库移民集中利用移民档案,或者像今年国家对所有抗战老兵予以慰问,导致大批抗战老兵及其家属集中查阅抗战档案等一样。所以,各级档案馆和档案室要每年不断关注上级和本级新出台的政策法规,关注由此将会引来的新的档案利用人群,准备好提供利用相关的专业档案。

五要关注新的档案工作合作者,吸收更多人参与、支持档案工作。新的档案工作合作者,既可以是教育部门、宣传部门、党委、工会、群团、党史、方志等各个专业主管部门,也可以是企业、科研单位、宣传媒体,还可以是民间收藏家、档案工作志愿者等。他们都有条件或可能从各个方面与档案部门合作。我们必须打开视野,随时关注他们、利用他们,积极并善于同他们合作,借用他们的力量或平台,搞好档案工作。古人说,“君子善假于物”,也就是说,智者善于借用外力。任何部门、任何单位、任何个人,仅凭单打独斗,难成大的气候。档案部门作为弱势部门,必须善于借船出海,借梯上楼,乘风而上,这样才能事半功倍,以一当十,大踏步前进。

六要积极应用新的档案传播方式。对当今不断出现的各种新的档案传播方式,如计算机网络、手机、客户端等大众传播媒体,档案部门要积极运用。为此,要积极把传统载体档案数字化,以便与这些新媒体对接。

七要积极应用新的档案存储载体。信息技术不断催生出各种新的存储密度越来越大、安全系数越来越高的档案存储载体,档案部门必须积极应用这些新的、性能更好的档案存储载体,来对传统载体档案进行备份。

八要积极应用新的档案保护技术和管理方法。无论是本单位还是外单位发明、应用的,无论是档案系统还是其他系统发明、应用的,无论是国内还是国外发明、应用的档案保护技术和管理方法,只要适用和有利于本单位的档案工作,各级档案部门都应该积极应用,只有这样,才能不断推进档案工作有新的变化、新的水平,出新的面貌。

第二,要有先行思维,先行介入,先行服务,当先行者。

一要转变传统的“末位”观念,树立“先行”意识。长期以来,不论是非档案工作者,还是专业档案工作者,都认为档案工作是处于各项工作末端的,不管哪项工作,前边各个环节都不是档案工作,最后一个环节才是把前边各个环节中形成的文件材料收集归档,归档完毕,这项工作也就全部结束了。因此,通常在所有人的意识中,包括在我自己的意识中,都认为档案工作是“收口”的工作,是处于“末位”“末尾”“末端”的工作,是各项工作的“收容队”。但两年前我听说的一件事,第一次改变了我的这一意识。2013年,有人向我介绍说:党的十八大的筹备工作,档案工作走在最前边。筹备工作的第一个环节,是查阅以前几届党代会的档案,了解党代会筹备组的有关情况。档案部门把上一届党代会的有关档案全部复印装订成册,供筹备人员使用。我听了以后,当即感到:档案工作既是上一件事情的“末端”,又是下一件同类事情的“开端”。之后,我又在别的不同的地方反复发现了同样的情况。如在一个地铁建设公司发现,该公司每承建一个新的地铁建设项目,都把此前已建好项目的设计档案、施工档案、工程管理档案等拿来,取其适用者套用之,不适用者改进之,从而制定出新的设计、施工、管理等方案。又如,在一个水电站建设公司发现,该公司每新建一个水电站,都把已建好水电站中最成功或与之最相近的项目的设计档案、施工档案、工程管理档案等拿来套用和改进。在以上这些单位,已竣工工程的档案,成为新开工工程套用的“模板”;新开工工程的第一件事,是复制相关档案作为参考。后来我发现,自己经历过的许多事情,实际都是如此。比如:每当启动4年一次的表彰先进工作,第一件事总是把上一次的有关档案先调出来,仿照上一次的“成例”起草这一次的有关方案和文件;每当制定“五年规划”,第一件事总是从档案里把上一个“五年规划”找出来,看上一次规划中写了什么,哪些已实现,哪些尚未实现;就连每年召开全国档案局馆长会议前起草向上级的请示,自己也通常会把去年的请示从档案中调出来,参考一下,行话叫“套模子”。可能不光是我,其他人如果稍微留心一下,就会发现有过同样的情况。更进一步,如果翻开历史档案看,历史上这种“套模子”的事比比皆是,无处不有。在清代档案里,每当外国使臣来中国进贡,接待部门总是先查阅过去的档案,看以前是怎么接待的、皇帝是怎么赏赐的、使臣朝见时该怎么站位等等,然后才据此拿出此次的接待方案报皇帝批准,而且有关部门拿的方案,几乎都是套用以前档案中所载的“成例”或“故事”,如果比以前有所增减,那都是皇帝的事。

在以上所举的所有这些事例中,档案工作不都是起头性、开端性、引领性、先行性的工作吗?何曾处在“末位”呢?所以,现在看来,我们过去的那些观念实际上是错误的。事实上,无论在历史上还是在现实中,人们在处理日常工作或“例行公事”时,档案工作在很多情况下,都既是前一件事情的“末端”,又是后一件同类事情的“开端”,只有在进行创新性工作或“拍脑袋决策”时才不是如此。因此,我们必须迅速地、坚决地克服成见,打破过去长期形成的思维定式,切实转变旧有的、普遍存在的“档案工作是末位工作”“档案工作者是收容队”的观念,树立新的“先行”意识,在一切可能的情况下,用档案工作为其他工作起头、开路、领跑,当先行者、当排头兵、当引领人,从而更充分地发挥档案工作的作用,最大限度地提高档案工作和档案人的地位。

二要先行介入对上游工作的管理,主动进行“前端控制”。档案工作中,有不少属于“上下游”即上下两个不同阶段的工作,我们要善于统筹,先行介入,对上游工作实行“前端控制”,以免“事后收容”时有些工作重复劳动或无法补救。

比如:文书是档案的前身,文书工作是档案工作的上游,所以,我们要统筹文书和档案工作,把档案工作向上游的文书工作延伸,提前介入文书管理,实行“文档一体化”,实现归档的前端控制。这样,既可以确保文书归档齐全与及时,又可以省掉一些重复劳动。

再比如:档案室档案中有相当部分是档案馆档案的前身,档案室工作是档案馆工作的上游,所以,我们要统筹档案馆工作和档案室工作,把档案馆工作向上游的档案室工作延伸,提前介入其档案格式规范、档号规范、档案组卷及装订规范、电子档案格式及载体规范等,实行“馆室一体化”管理。

又比如:档案接收征集工作是档案利用工作的上游,我们要认真分析现在的档案利用趋势,及时调整现行的档案接收征集范围,更好地做好接收征集工作,以更好地满足未来的档案利用需求。

三要提前对档案进行异地备份甚至异质备份,主动防灾,确保档案安全。经验告诉我们:档案馆和档案室发生火灾、水灾、震灾、虫灾等的几率很高,很难做到永远万无一失。因此,我们必须提前对档案进行备份并异地保存,主动地防患于未然。这样,即使档案在此地遭灾被毁,还可用存于彼地的备份档案加以补救,不会使档案信息彻底毁灭。特别对安全性能较差的电子档案,其重要的还要异质备份并存于异地。只有提前主动做好各种防备,才能确保档案万无一失。

四要主动提供档案,引发领导决策。要更多地像不少单位已经做的那样,根据形势和任务,预判领导的关注点或下一步将要进行的工作,主动提供相关档案资料,预先供领导参考,引发领导的决策,高层次地为领导决策发挥参谋助手作用。

五要提前服务,引领有关工作。例如:召开党代会前,档案部门主动把前几届党代会的主要情况和精神提供领导参阅;再例如:新的领导班子换届,档案部门主动把反映前几届领导班子思路、反映本地主要情况的档案提供领导参阅;又例如:起草某一重要文件,档案部门把此前的有关档案先提供给相关人员参阅;还例如:某一建设工程开建前,档案部门主动把此前类似工程的档案提供给有关人员参考。这些都将对有关工作起到引领作用。

第三,要有网络思维,特别要有移动网络思维,为档案工作插上网络的翅膀、移动的翅膀。

目前,全球已进入互联网时代。互联网已不只是一门科技、一种产业,而是一种政治、一种时尚、一种文化。各国的政府、政客、商人、媒体人直至平民百姓,都在争取向网络版图插上一脚,并扩大疆界,网络已成为各种法人和自然人的竞技场、展示台。我们档案人也要具有网络意识和网络思维,积极在网络上插一脚、站根桩、占有一席之地,在网络版图上扩大自己的疆域,在虚拟世界扩大自己的影响。最近,国家提出“互联网+”战略,我们档案部门也要积极应用这一战略,搞“互联网+档案”或“档案+互联网”,把档案与互联网结合起来,用互联网来宣传档案、宣传档案工作、宣传档案工作者。近一两年我到过一些西部山区,发现那里的农民已经具有互联网思维,开始利用互联网向全国、向全球销售他们的土特产品和手工艺品,搞电子商务了。我们档案工作者绝不应落在他们后面。我们必须具有网络思维,特别是移动网络思维。因为网络是当代最广泛的大众传播工具,而移动网络又将成为网络中最广泛的传播工具。最近几年,移动网络发展迅速,目前已基本占据网络的半壁江山,并大有在网络中独占鳌头之势。到今年底,我国的手机网民数就会超过固定网民数,手机购物数也将超过电脑购物数。2014年下半年,美国智库就发布报告称:“移动经济将对全球发展产生重大影响。”现在,很多地方的政府部门特别是行政服务中心,都在把档案信息与手机等移动网络挂钩,让网民通过手机获取档案信息;一些地方的档案部门也开始进行了在手机上发布档案信息的尝试。我把这称为“移动档案”。我认为,“移动档案”可使政府实行透明执政和便民服务,提高行政透明度和行政效率,改进官民关系,将对全球政治治理和社会治理产生重大影响,它将成为一种不可抗拒的新的潮流而流行于各国档案界和各国政府部门。我国档案工作者必须积极运用网络特别是移动网络,为档案工作插上现代的网络翅膀和移动翅膀,使档案飞翔起来、移动起来,无远弗届、无处不到,从而在网络版图上不断开疆拓土,扩大份额。

一要注意把网络信息存档,让网络信息变成档案永久流传后世。网络信息,是网络时代人们的主要记录和集体记忆,如果不把它们作为档案加以保存,它们不久就会自生自灭,不复存在,十几年前一些信息专家发出的“信息时代将成信息空白时代”的警告就会成真。这对个人、对单位、对国家、对人类都是一种不可弥补的损失。因此,包括中国在内的世界各国档案工作者,必须同网络工作者联手,共同把网络信息存档,让它得以永久流传。这是档案工作者作为“记录保存者”和“记忆守护者”的天然使命和当然责任,出于档案工作者的天性和良心,我们必须担当起挽救信息时代人类信息自然流失这一重要的、不可推卸的历史责任,为今天的信息社会存档,替未来的人类留凭证、留智慧、留记忆、留痕迹。

前几年看到有人谈把全部网络信息存档问题,自己当时曾不以为然。直到两年前才开始同一家著名信息公司探讨对全国网络信息存档的问题。2014年我到一家著名的主要从事电子商务的公司参观,得知他们把本公司成立以来十几年的所有网络信息全部多套备份并在几个不同的地方异地存放。尽管该公司每年的网络信息都是海量的,尽管归档并多套异地保存这些电子档案每年的费用相当不菲,但他们认为,在大数据时代,这些信息对他们不是包袱而是财富。这对我震动很大,开始在全国大声呼吁并着手布置网络信息存档问题。我的总体构想是:把全国的网络信息全部归档保存,是一个庞大的工程,可以先易后难,分三步走。第一步,各个机关、企业、事业单位、社团,先把自己本单位的网站信息分别归档保存。这一步最容易做到。有些单位过去已经这样做了。国家档案局机关档案室2014年开始也已经这样做了,今年将有更多的单位档案室也会按照国家档案局去年的要求这样做。第二步,各级国家档案馆按照先机关和国有企业,再其他企事业单位和社团的次序,分别把本级机关、企业、事业单位、社团的网站信息集中归档保存。这一步,在各级国家档案馆已经建立本级电子文件备份中心的情况下,也不难做到,因为事实上有些地方已经这样做了。如果各级档案行政管理部门强力推行和引导,三五年内即可实现。第三步,国家档案行政管理部门与国家网络行政管理部门及国家各大主要网络运营单位合作,由国家投资,把我们国家的现存网络信息全部存档(已由各级档案部门存档的可除外),为我国的网络社会保存一套完整的记忆。

把网络信息归档保存,是档案部门实现“互联网+档案”战略的题中应有之义,是档案工作者对守护记忆这一天职的当然履行,是信息社会发展对档案工作的必然要求,它将大大丰富档案的资源,扩大档案工作的领域,为国家积累大量的财富,为未来留下珍贵的遗产。我们必须充分认识其意义,各负其责,各行其是,分头抓紧去做这项工作。

二要利用网络实现档案资源的整合和共享。实现档案资源的社会共享,是网络时代对档案工作的必然要求,是档案工作者的最大愿望,是社会各方面的共同需要。网络技术更为实现档案资源共享提供了可能。实现资源共享的前提是进行资源整合。各级档案部门要积极把档案目录和档案原文数字化,并通过网络与其他档案部门等进行跨单位、跨区域的整合及联动,互相查档,互相出证,让利用者无论身在何处,都可“一键利用”“一指解决问题”,享受“一站式”服务,从而实现档案资源的共享共用和便捷利用。

三要利用网络,借助社会力量开展有关档案工作。档案部门的有些工作,如档案编目、关键词著录、照片上人物的识别与标注、展览的设计、开放档案的编研等,是可以由志愿者、专业公司、中介组织等社会力量在网上进行的。我们可以通过网络来组织社会力量进行这些工作。国外的一些档案馆已经开始这样做,我们也应该抓紧这样做,充分利用网络来动员社会力量在网上参与档案工作。这样,一方面可以缓解档案部门人手不足的矛盾,另一方面也可以扩大档案部门的社会影响。

四要积极利用网络发布档案。不但要在本单位的网站上发布档案,更要在各种公共网络平台上发布档案,因为后者的影响力要比前者大千百倍。2008年以来,国家档案局已经在国内外各大知名网站上先后发布了十多个系列的专题档案网络视频,每个专题网络视频都赢得数以亿计的点击量。现在,一些地方的档案部门又开始在手机上发布档案信息。今后,各级档案部门应该学习这些做法,积极运用本单位网站特别是各种公共网站和手机等各种网络平台,发布档案网络视频、档案电子图书、专题档案目录,举办网上展览等。

五要开展网上业务指导。过去业务指导,需要到现场、面对面,在网络时代,则可以通过发视频、短信、微信等方式进行网上业务指导。有些地方档案部门已经开始这样做。各级档案部门要尽可能地运用网络来开展远程业务指导,使业务指导更加及时、便捷、广泛。

六要开展网上专业培训。网络时代,一本好的教材或者一堂好的课放到网上,全国有网的地方和能上网的人,都可以看、可以听、可以接受教育培训。近几年,国家档案局已制作了好几部档案业务多媒体教材,这些教材都可以在网上使用。一些地方档案部门也开展了远程专业培训。各级档案部门要更多地开展网上专业培训,让更多的人通过网络接受名家的指点,更广泛地接受教育培训。

七要利用网络宣传档案知识、档案工作和档案工作者。各级档案部门要普遍建立自己的网站或政务微博,并有人负责打理它们,把它们真正办好,在这些平台上更多更好地宣传档案知识、档案工作和档案工作者。

八要在网上开展档案学术交流和研究。各级档案部门特别是档案学会,要更多运用网络,在网上开展档案学术交流和研究,使之更广泛地开展起来。

九要把网上利用档案纳入档案利用统计。随着各级档案馆、室档案数字化和远程利用工作的开展,通过网络利用档案的人已经并将更加越来越多。目前,在不少档案馆、室,网上利用档案的人次数已大大超过实地或现场利用档案的人次数。这也是我国档案利用工作的一个重大变化和重要拐点,是我国档案工作进入信息化时代的一个重要标志。可是在我国目前的档案统计体系中,还没有设立网上利用档案和资料的人数、次数、件数这些指标,网上利用档案数在现行档案统计中还完全没有得到反映。这是我国档案统计工作落后于现实的一个表现。各级档案部门要迅速研究并设立科学的网上利用档案的统计指标或统计项目,并规范其统计口径和方法,从而准确地统计出网上利用档案的数量,更加准确、全面、系统地反映出我国档案利用的效果、趋势、变化、规律等。

十要更加注意网络安全。一要注意内部网络系统的安全。档案部门的内部网络系统,是各种敌对势力和其他别有用心者实施网络攻击的重点对象,他们企图通过攻击档案网络系统来窃取或篡改档案信息。这是网络时代档案安全所面临的一个新的动向和新的难题。我们必须时刻保持高度警惕,经常检查“防火墙”、修筑“隔离网”、更新“安全盾”。二要注意上网档案信息的安全。各级档案部门,在把政府公开信息、档案全文、档案目录上传到互联网之前,一定要认真审核,严格把关,谨防把含有国家秘密、工作秘密、商业秘密、个人隐私和政府未公开信息的文件、档案及其目录上传互联网,避免造成失泄密事故。

十一要积极运用各种新的网络媒体。在网络时代,过几年就会出现一种新的网络传播形式,如微博、微信、客户端、微信电话本等,从而形成新的网络时尚和网络受众。各级档案部门要随时关注并积极运用各种新出现的网络媒体,来发布档案、宣传档案工作,与时俱进,占领各种新的网络阵地,不断更新网络版图,扩大档案影响。

第四,要有合作思维,善于同各方面合作,实现共享共赢。

档案工作中的好多事,是可以同其他方面合作进行的;社会上有很多方面,也是愿意并可以同档案部门开展相关合作的。合作,可以借助各方面力量从而扩大档案部门力量;合作,可以成倍地扩大档案工作的影响。合作,既可实现档案资源的共享,又可实现档案工作与其他工作的共赢。为了达到共享共赢的目的,档案工作者必须具有合作思维,积极同各方面开展合作。

一要同其他档案部门合作。即同其他的档案室、档案馆、档案局,档案报、刊、网站,档案科研、教育单位,档案学会等合作,举办各种活动、完成各种项目等。

二要同其他收藏单位合作。即同图书馆、博物馆、纪念馆等收藏单位合作,共同举办各种展览和各种活动,开展多种形式的合作。

三要同其他专业部门合作。比如:与党校或干部学院合作,在那里办展览、讲档案,让档案进党校、进干部学院;与教育行政部门或与学校合作,组织大中小学生到档案部门参观,利用档案合作编辑乡土教材发到中小学生手中,把档案展览办到大中小学校,把档案电视片光盘、档案网络视频光盘、档案电子图书等发送到大中小学校,共建中小学爱国主义基地、大学生教学实践基地等;与机关、企业的党委部门合作办档案展览,让他们组织机关、企业的党员、干部、职工观看展览;与宣传部门合作,共同举办档案展览、拍摄电视片、开设专栏或专门节目,开展爱国主义教育,宣传档案;与其他部门共同开展各种形式的合作,把档案工作影响扩大到社会各个方面和世界各个角落。

四要同企业合作。要善于利用企业的信息技术、信息平台实现网络信息的归档;利用企业的科研力量,搞档案科研项目或档案标准;利用企业的资金,搞一些档案工作的合作等。

五要同行政服务中心合作。要让档案部门进入本地的行政服务中心,提供“一站式”服务;要对行政服务中心利用档案的情况进行调查、研究,总结档案利用规律,指导档案利用和接收等工作;要把行政服务中心的档案利用数量纳入档案统计体系。

六要同民间收藏家合作。要学习他们的执着、吃苦精神,加深对档案事业的热爱和钻研;要加强同他们的联系,吸收他们加入档案学会,参加档案工作;要吸引他们向档案部门捐献或寄存档案、共同举办档案展览、出版档案图书、开展档案宣传等。

七要同其他热心人士合作。如:与热心公益事业的人士共同设立档案基金,用于档案保护、开发等;与热心档案工作的志愿者,共同开展某些方面的业务工作;与热心历史研究的人士,共同开发档案资源等。

八要同外国档案部门和有关人士合作。如:到国外征集有关档案;与外国档案部门或有关单位互办档案展览,交流档案复制件,互相举办学术研讨会、技术培训班,互相开展人员交流等。

第五,要有人本思维,在档案工作的各个方面都坚持以人为本、以人为核心、以人为出发点。

一要在档案接收、征集方面,注重与人相关的档案,建立以涉及人的档案为中心、覆盖广大人民群众的档案资源体系。为此,要转变过去长期形成的重物轻人、重事轻人、重名人而轻群众的档案价值观,树立“人的档案最重要”的档案价值观。为什么说“人的档案最重要”呢?第一,人是群体的、社会性的,涉及人的档案如果丢失,人们会集体闹事,造成社会动荡。前些年日本发生丢失公民养老金档案的事件后,全国舆论哗然,结果导致执政的自民党丧失在国会的长期多数地位,接着又导致首相辞职下台,就是一个有力的证明。第二,人是代代相传的,一个人死了,还有儿子、孙子,甚至子子孙孙还都会继续用到关于他的档案,所以,涉及人的档案的作用时间,一般要比涉及物的档案长。有些编写家谱的人,甚至会利用几百年前其祖先的档案。最近几年我国档案利用中,大多数利用者用的都是关于人(本人或其父母、亲属)的档案。因此,无论是理论还是实践,都证明人的档案应该全面接收和征集。

二要在档案的利用方面,注重普通人群、困难人群、弱势人群,建立方便最广大人民群众的档案利用体系。关键是要把各种民生档案数字化,然后鉴定,并及时把可开放的档案上传到网上,利用网络,开展远程利用、异地利用、网络利用,让远离城市的人、边远地区的人、交通闭塞地区的人、身体不好行走不便的人,以及由于各种原因不便到档案馆利用档案的人,可以通过网络,就近利用档案、随时利用档案、便捷利用档案。

三要在档案开放中,注意保护个人隐私特别是负面信息,保护公民个人信息数据。无论是公开政府信息,还是开放档案,都不要随意公开个人负面信息、个人隐私等,不要泄露公民的各种个人信息数据。否则,会引起各种不必要的麻烦,形成社会热点,影响社会团结和稳定。

四要在档案安全方面,注意以人为中心而采取各种防范措施。以往发生的档案安全事故,大多与人有直接关系。或者是有人有意地、特意地、刻意地破坏或窃取档案、窃取档案中的国家秘密或敏感信息,或者是有人无意地、不自觉地、过失性地丢失档案,导致档案或档案中的国家秘密及敏感信息被破坏或窃取。因此,档案部门的安全措施,必须以防范人为重点,防止人的有意窃档、窃密、窃息或无意失档、失密、失息。

五要在档案工作中,注意调动人的积极性。档案各项工作,都是由人来从事的,人的积极性和素质,对各项工作的质量和水平都尤其重要。因此,各级档案部门的领导,在档案工作的各个方面、各个环节,都要把做人的工作放在第一位,经常做人的工作,用一切可能的办法调动和发挥人的积极性、能动性、创造性,千方百计提高人的素质和能力。只有这样,才能使各项工作更出彩。

以上这五种新思维,是我对最近这几年全国档案工作实践的新体会、新总结、新概括、新提炼,是我从这几年社会发展的新趋势所领悟到的档案工作发展的新趋势,是面向未来、着眼于今后档案工作的,是对我国档案工作未来的预见和展望。在此,我用这种方式和全国档案工作者分享,供大家在工作中参考,希望能对引领档案工作新常态,做好“十三五”时期的档案工作有所裨益。

(本文作者系全国政协委员、国家档案局原局长、中央档案馆原馆长)

原载于《中国档案报》2015年11月12日 总第2835期 第三版





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